Política Para El Tratamiento
De Datos Personales

1. Consideraciones Generales

El artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural.

TECHONOLGY SOLUTIONS S.A.S., está comprometidas con el respeto de los derechos de sus clientes, empleados, proveedores, contratistas, accionistas y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la "Política") de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales.

2. Alcance

Esta Política se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por GAF considerado como responsable y/o Encargado del tratamiento.

3. Obligatoriedad

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los representantes y empleados de GAF, los contratistas y terceros que obran en nombre de GAF.

Todos los representantes, agentes, empleados de cualquier rango y/o contratistas de GAF deben observar y respetar esta Política en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de GAF se obliguen a cumplir esta Política.

4. Marco Normativo

El marco normativo aplicable es aquel que desarrolla el derecho fundamental a la privacidad y habeas data previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.

En general, para la aplicación e interpretación del presente manual, cuando fuere procedente, se aplican las normas que regulen o complementen lo concerniente a la protección de datos personales en Colombia.

5. Definiciones

Para efectos de la ejecución de la presente Política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el Encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

6. Principios

El tratamiento de datos personales en GAF se regirá por los siguientes principios.

Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de GAF en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución Política. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

7. Datos Del Responsable De Tratamiento De Datos

GAF TECHONOLGY SOLUTIONS S.A.S.

NIT: 901.474.699
Domicilio: CRA 100 # 11 – 60 HTC TORRE FARALLONES OFI 605
Correo electrónico: INFO@GAFSOLUTIONS.CO
Teléfonos: +57 3001234567

8. Tratamiento Y Finalidad

GAF para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, como responsable del tratamiento de datos personales.

Los datos personales objeto de tratamiento por parte de GAF tienen las siguientes finalidades generales, entre otras:

• Verificar la identidad de los terceros, así como cualquier otro dato relacionado con información personal, financiera o comercial de los terceros que resulte relevante para que GAF adelante el proceso de conocimiento de los terceros de acuerdo con lo establecido por la legislación colombiana.
• Caracterizar clientes y proveedores y adelantar estrategias de mejoramiento en la prestación del servicio.
• Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentadas a
• Conocer y consultar la información del Titular del dato que reposen en bases de datos de entidades públicas o privadas.
• Adelantar encuestas de satisfacción.
• Enviar mensajes con contenidos corporativos, información relativa de GAF a través de correo electrónico y/o mensajes de texto al teléfono móvil.
• Validación de antecedentes en listas de seguridad, listas OFAC y antiterrorismo, entre otras.

En cada relación contractual, legal, negocial y de servicios, acorde con los datos personales recolectados y tratamiento a realizar, en la respectiva solicitud de autorización se informarán las finalidades particulares de tales tratamientos, sin perjuicio de los tratamientos autorizados por la ley.

9. Derechos De Los Titulares Y Mecanismos Para Su Ejercicio

Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrán ejercer los siguientes derechos, respecto de los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de GAF.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. De Los Encargados De La Información Personal

Cuando GAF actúe como encargado del tratamiento, la relación contractual se celebrará y ejecutará en el marco de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen, adicionen, reglamenten o complementen. Todos los contratos de GAF en calidad de encargado deberán cumplir las siguientes características:

• Contener el alcance y las instrucciones precisas de GAF como responsable, en relación con el Encargado, en particular, sobre el Tratamiento, la comunicación, cesión, transferencia y/o transmisión de los datos personales;
• Comunicar al Encargado la finalidad del Tratamiento de los datos personales;
• Obligar al Encargado a dar aplicación a las medidas técnicas, administrativas, humanas y físicas para la protección de los datos personales, incluso, el deber de confidencialidad de quienes realicen el Tratamiento en su nombre;
• Indicar que el Encargado únicamente debe tratar los datos personales de acuerdo con la finalidad contractual establecida y cumplir las políticas de protección de datos de GAF y
• Exigir al Encargado la supresión de los datos personales cuando haya vencido el plazo establecido en la autorización o hayan concluido las finalidades del tratamiento.

11. Casos En Los Que GAF Opere Como Encargado

En todos los casos en que GAF obre como Encargado del Tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
• Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
• Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley;
• Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Autorización

En desarrollo de esta Política, será requisito indispensable para el tratamiento de los datos personales, obtener la autorización previa, expresa e informada del titular de estos, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

La autorización del titular de datos personales no será necesaria en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

13. Transferencia Y Transmisión Internacional

Cuando GAF requiera realizar transferencia o transmisión de datos personales a otros países, observará las siguientes reglas:

• En la autorización solicitada al Titular del dato se informará sobre las transferencias o transmisiones internacionales de datos personales que se pretenden realizar.
• No se necesita autorización del titular para las transferencias y transmisiones de datos personales cuando: (i) Se trate de información respecto de la cual el titular haya entregado su autorización para la transferencia o transmisión; (ii) La transmisión o transferencia se efectúe en desarrollo o ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable; (iii) La transferencia tenga por objeto la ejecución de un contrato celebrado o por celebrar en interés del titular, por el responsable y un tercero; (iv) La transferencia o transmisión sea legalmente exigida para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; (v) La transferencia o transmisión sea necesaria para el mantenimiento o cumplimiento de una relación jurídica entre el responsable y el titular o el encargado y el titular; (vi) La transmisión tenga por objeto efectuar el pago de obligaciones del titular del dato con GAF.

14. Procedimientos Para Que Los Titulares Puedan Ejercer Sus Derechos

Los titulares de datos personales o sus causahabientes (quienes demuestren un interés legítimo conforme lo establecido en la regulación aplicable), podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos personales y revocar la autorización, a través de los siguientes canales:

Correo Electrónico: INFO@GAFSOLUTIONS.CO
Dirección: CRA 100 # 11 – 60 HTC TORRE FARALLONES OFI 605
Teléfonos: +57 3001234567

14.1. Consultas

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes podrán consultar su información personal que repose en las bases de datos de GAF quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

14.2. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa aplicable, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a GAF con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. Solicitud De Imágenes O Videos

GAF podrá usar imágenes o videos en los que aparezcan colaboradores, contratistas, invitados a eventos o participantes en capacitaciones para uso en medios de comunicación (redes sociales, página web, campañas publicitarias) y en material de divulgación. En caso de que alguna persona no autorice el uso de su imagen, deberá comunicarlo al responsable de la política a través del correo electrónico o de manera presencial.

16. Persona O Área Responsable

La persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización es:

Responsable: GAF TECHONOLGY SOLUTIONS S.A.S.
Correo Electrónico: INFO@GAFSOLUTIONS.CO
Dirección: CRA 100 # 11 – 60 HTC TORRE FARALLONES OFI 605
Teléfonos: +57 3001234567

17. Disposiciones Finales

GAF se reserva el derecho de actualizar o modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente.

La presente Política rige a partir de su fecha de publicación. Para constancia se firma en Cali, a los 01 días del mes de enero de 2023.

18. Fecha De Entrada En Vigor De La Política Y Período De Vigencia De La Base De Datos

Esta Política entrará en vigor a partir del 01 de enero de 2023 La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.2.8. del Decreto 1074 de 2015.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta Política. Una vez se cumplan esas finalidades descritas y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos de los titulares serán eliminados de nuestras bases de datos.

19. Historia De Cambios Del Documento